چک‌لیست زمانی به مدیریت کمک می‌کند که نتیجه آن به اقدام مشخص تبدیل شود. پاسخ «بله» یا «خیر» باید همراه با شواهد، مسئول اقدام و پیگیری نتیجه باشد؛ وجود فرم تکمیل‌شده، به‌تنهایی اجرای مؤثر کنترل را ثابت نمی‌کند.
پنج گام برای تبدیل کنترل به تصمیم
- هدف و ریسک را مشخص کنید: ابتدا بپرسید چه خطا یا رویدادی می‌تواند به شرکت آسیب بزند. برای مثال، در چرخه خرید، پرداخت بابت کالای تحویل‌نشده یا پرداخت تکراری از ریسک‌های قابل بررسی است.
- کنترل متناسب تعریف کنید: برای ریسک پرداخت نامعتبر، تطبیق سفارش خرید، رسید انبار و صورتحساب پیش از پرداخت را در نظر بگیرید. کنترل باید با اندازه شرکت و حجم معاملات متناسب باشد.
- مسئول و زمان اجرا تعیین کنید: روشن کنید چه کسی کنترل را اجرا می‌کند، چه کسی آن را بازبینی می‌کند و این کار پیش از معامله، روزانه یا ماهانه انجام می‌شود. تا حد امکان، اجراکننده معامله و بازبین آن مستقل از یکدیگر باشند.
- مدرک اجرا نگه دارید: امضای مجاز، گزارش سامانه، شماره پیگیری یا فهرست استثناها باید نشان دهد چه چیزی بررسی شده است. برای کنترل‌های سامانه‌ای، دسترسی کاربران و تغییر تنظیمات نیز اهمیت دارد.
- استثناها را تا رفع علت پیگیری کنید: برای هر مورد، اهمیت، مسئول اصلاح و موعد تعیین کنید. بعد از اقدام، بررسی کنید علت مشکل برطرف شده یا فقط همان مورد اصلاح شده است.
نمونه: از مغایرت بانکی تا تصمیم مدیریتی
در صورت مغایرت بانکی، چند قلم قدیمی هر ماه تکرار می‌شود. صرف تهیه مجدد صورت مغایرت کافی نیست. مدیر مالی باید علت هر قلم، مدارک مربوط و مسئول پیگیری را مشخص کند. اگر علت، ثبت دیرهنگام دریافت‌ها باشد، اصلاح فرآیند ثبت و بازبینی روزانه می‌تواند از تکرار مشکل بکاهد.
گزارش کوتاه برای مدیریت
گزارش ماهانه را با این پنج ستون تنظیم کنید: ریسک یا موضوع، شاهد مشاهده‌شده، اثر احتمالی، اقدام و مسئول، موعد و وضعیت پیگیری. اولویت را به موارد با اثر بیشتر یا تکرار بالاتر بدهید؛ تعداد زیاد کنترل‌ها الزاماً به معنی کنترل بهتر نیست.
کنترل داخلی چه محدودیتی دارد؟
کنترل داخلی اطمینان معقول ایجاد می‌کند، نه تضمین مطلق. خطای انسانی، تبانی یا نادیده‌گرفتن کنترل توسط مدیریت می‌تواند اثربخشی آن را کاهش دهد. مسئولیت طراحی و اجرای کنترل‌های شرکت با مدیریت است.
مبنای مطالعه بیشتر: راهنمای دیوان محاسبات اروپا درباره کنترل داخلی و پایش عملکرد.
برای نمونه‌های اجرایی در خزانه‌داری، نکات کاربردی کنترل دریافت و پرداخت را ببینید.