مقاله تخصصی
دایان معتمد
نکات کاربردی کنترل دریافت و پرداخت
کنترل‌های دریافت و پرداخت به شرکت کمک می‌کنند خطاها را زودتر شناسایی کند و احتمال پرداخت تکراری یا نامعتبر را کاهش دهد. هر کنترل باید مسئول مشخص، زمان اجرا و مدرکی برای پیگیری داشته باشد.
هفت کنترل کاربردی
- تفکیک وظایف: تا حد امکان، درخواست، تأیید، اجرای پرداخت و ثبت حسابداری توسط افراد مختلف انجام شود. در شرکت‌های کوچک، بازبینی مستند مدیر مستقل از اجرای پرداخت اهمیت بیشتری دارد.
- تأیید پرداخت: علت پرداخت، مبلغ، گیرنده و مدارک پشتیبان پیش از انتقال وجه بررسی و توسط فرد مجاز تأیید شود.
- بررسی حساب گیرنده: ایجاد یا تغییر شماره حساب تأمین‌کننده با مدارک معتبر و تماس از مسیر شناخته‌شده بررسی شود؛ یک پیام یا ایمیل به‌تنهایی کافی نیست.
- جلوگیری از پرداخت تکراری: شماره صورتحساب، مبلغ و سابقه پرداخت کنترل شود. رسید و شماره پیگیری نیز کنار سند نگهداری شود.
- تطبیق دریافت‌ها: وجوه دریافتی به مشتری و صورتحساب مربوط تخصیص داده شود. دریافت‌های نامشخص تا تعیین تکلیف، جداگانه پیگیری شوند.
- مغایرت بانکی: مانده دفاتر به‌صورت منظم با صورتحساب بانک تطبیق داده شود و اقلام قدیمی یا غیرعادی، مسئول پیگیری داشته باشند.
- کنترل تنخواه و دسترسی‌ها: سقف و مصارف مجاز تنخواه مشخص باشد. دسترسی بانکی افراد با وظایف آنان متناسب باشد و هنگام تغییر مسئولیت یا خروج از شرکت بازبینی شود.
مثال: تأمین‌کننده شماره حساب جدیدی اعلام می‌کند. پیش از پرداخت، تغییر حساب از طریق شماره تماس معتبر قبلی بررسی و تأیید فرد مجاز دریافت می‌شود. مدارک بررسی و رسید پرداخت در پرونده نگهداری می‌شود.
بازبینی ماهانه مدیر مالی
پرداخت‌های بدون تأیید، دریافت‌های نامشخص، اقلام قدیمی مغایرت بانکی و هزینه‌های تنخواه بدون مدرک را بررسی کنید. برای هر مورد، مسئول، موعد اقدام و نتیجه پیگیری ثبت شود.
اجرای مستمر و مستند این کنترل‌ها اهمیت دارد؛ صرف وجود دستورالعمل، اجرای صحیح آن را ثابت نمی‌کند.